Jak zrobić paczkę przelewów z Excela do bankowości firmowej

Krok 1. Ułóż arkusz

Jeden wiersz to jeden przelew. Najprościej zacząć od szablonu z generatora albo od przykładowego pliku.

Rachunek, z którego płacisz, nie trafia do arkusza. Podajesz go raz w formularzu, więc jedna paczka to jeden rachunek obciążany.

Kolejność kolumn jest dowolna, bo generator rozpoznaje nagłówki, także zamienne, takie jak Kontrahent, Konto, Kwota brutto czy Opis. Tu jest pierwsza pułapka: jeśli pracujesz na zestawieniu z księgowości, część jego kolumn może zostać rozpoznana inaczej, niż zakładasz.

• NIP, VAT, Faktura, Numer faktury: wartość w którejkolwiek z tych kolumn oznacza przelew MPP. Bez kompletu danych wiersz dostanie błąd, a z kompletem po cichu stanie się przelewem MPP. Jeśli to nie ma być MPP, usuń te kolumny albo zmień ich nazwy.
• Data, Termin: ta wartość staje się datą wykonania. Jeśli to data faktury, generator pokaże tylko ostrzeżenie o dacie w przeszłości. Nagłówki „Data faktury” i „Termin płatności” są pomijane.

Usuń też wiersz podsumowania. „Razem” bez rachunku i tytułu da błąd, a puste wiersze są pomijane.

Do arkusza nie wpisuj przelewów podatkowych i ZUS. Generator zapisze je jak zwykłe przelewy i nie ostrzeże o tym. W opisach banków są to osobne rodzaje zleceń. W przelewach MPP mBank nie pozwala podawać rachunków VAT: wpisz rachunek w PLN powiązany z rachunkiem VAT.

Krok 2. Uchroń dane przed Excelem

Excel traktuje ciągi cyfr jak liczby. Dla numerów rachunków to groźne, bo program ma precyzję 15 cyfr, a NRB ma ich 26.

Numery rachunków. Według Microsoftu Excel usuwa zera wiodące, długie liczby pokazuje w zapisie naukowym, a cyfry po 15. zastępuje zerami. Dlatego przed wklejeniem danych zaznacz kolumnę i ustaw format Tekst (Ctrl+1, karta Liczba) albo poprzedź numer apostrofem. Ustawienie formatu nie zmienia wpisanych już liczb, więc uszkodzone numery trzeba wprowadzić od nowa. NRB może zaczynać się od zera, co widać w przykładach w opisie Aliora.

Tak uszkodzenie wygląda w generatorze:

Suma kontrolna zazwyczaj wychwytuje zmienione cyfry, ale nie daje pełnej gwarancji. Najpewniej przechowywać rachunki z prefiksem PL, np. PL54 1020 5558…, bo taki wpis nie jest liczbą. Generator przyjmuje też spacje i myślniki.

Dane z innego systemu. Otwierając plik CSV, Excel stosuje swoje domyślne ustawienia danych, co dotyczy też zer wiodących. Zaimportuj go przez Dane > Z tekstu/CSV i ustaw kolumnę rachunków jako Tekst.

Kwoty. Generator przyjmie zapisy 1 234,56, 1234.56, 1.234,56 i 1 234,56 zł, a do pliku wpisze grosze. Odrzuci kwotę z ułamkiem grosza, np. 1234,567, oraz niejednoznaczne 1,234 i 1.234. Nie wykryje natomiast zaokrąglenia: 1 235 to dla niego poprawna kwota. Dlatego ustaw w kolumnie dwa miejsca po przecinku, a kwoty liczone formułą zaokrąglij do groszy, np. funkcją ZAOKR. Na końcu porównaj sumę.

Numery faktur i daty. Wpis w rodzaju 12/2 Excel zamieni na datę i nie da się tego wyłączyć. Generator tego nie wykryje, bo data jest dla niego zwykłym tekstem tytułu. Kolumny Tytuł i Numer faktury ustaw jako Tekst, zanim je wypełnisz. Datę wykonania wpisuj jako RRRR-MM-DD albo DD.MM.RRRR.

Krok 3. Przenieś dane do generatora

Wklejenie. Zaznacz komórki razem z nagłówkiem, skopiuj je i wklej w pole generatora. To najprostsza droga, bo nie musisz myśleć o kodowaniu pliku ani separatorze.

Plik CSV. W oknie Zapisywanie jako wybierz typ „CSV (rozdzielany przecinkami)”. Zapisany zostanie tylko aktywny arkusz, a formatowanie przepadnie, więc skoroszyt .xlsx zachowaj jako wersję roboczą. Mimo nazwy typu Excel używa separatora listy z ustawień systemu, dlatego w pliku mogą być średniki. Generator sam rozpoznaje średnik, tabulator i przecinek.

Generator odczytuje pliki w UTF-8 i Windows-1250, więc unikaj typów „CSV (Macintosh)” i „CSV (MS-DOS)”. Po wczytaniu sprawdź polskie litery w tabeli wyników. Limit pliku to 5 MB.

Nie otwieraj zapisanego CSV w Excelu, żeby go poprawić. Możesz w ten sposób stracić to, co udało się ochronić. Popraw skoroszyt i zapisz CSV ponownie.

Krok 4. Wygeneruj plik

W formularzu podaj nazwę i adres firmy, rachunek obciążany i datę wykonania, a potem wybierz bank. Generator ustawi wariant pliku i stronę kodową, choć stronę możesz zmienić, jeśli szablon w banku ustawiono inaczej.

Każdy wiersz dostanie wynik: OK, Uwaga albo Błąd. Błędy blokują pobranie pliku, a ostrzeżenia nie, więc przeczytaj je przed pobraniem. Przy przelewie powyżej 15 000 zł generator przypomni o białej liście. Sprawdzi też duplikaty, a powielone wiersze to częsty skutek kopiowania w arkuszu.

Powstanie plik przelewy-RRRR-MM-DD.pli. Nie zmieniaj rozszerzenia: Alior rozpoznaje po nim rodzaj zlecenia. Nie otwieraj go też w Excelu, z powodów opisanych w instrukcji importu.

Krok 5. Zaimportuj i porównaj sumy

Szczegóły zależą od banku. Opisy formatu potwierdzają kilka rzeczy:

• PKO BP: zlecenia z pliku trafiają do systemu jako paczki przelewów, do 5000 rekordów w pliku. Dłuższą listę podziel.
• ING Business: import działa przez szablony w module Import/Eksport.
• Millennium: po kontroli pliku zlecenia trafiają do wersji roboczych, gdzie można je poprawić.

Przed podpisem zrób ostatnią kontrolę. Liczba przelewów i suma w banku muszą się zgadzać z podsumowaniem generatora, a to z funkcją SUMA w arkuszu. Sprawdź też kilka polskich nazw odbiorców. Jeśli litery są zniekształcone, objaw wskaże przyczynę. Gdy bank odrzuci plik, pomoże lista błędów importu.

Od 1 stycznia 2027 r. czynny podatnik VAT płacący innemu czynnemu podatnikowi za fakturę ustrukturyzowaną podaje w tytule numer KSeF, a przy kilku fakturach identyfikator zbiorczy. Jeśli płacisz takie faktury, uwzględnij to w kolumnie Tytuł.

Jak generator skraca tę drogę

Generator przyjmuje listę z Excela, sprawdza sumy kontrolne rachunków i NIP, kwoty, daty i reguły MPP, a plik zapisuje w wariancie wybranego banku. Działa w przeglądarce, więc dane paczki nie trafiają na serwer. Obsługuje zwykłe przelewy i MPP w złotych z jednego rachunku obciążanego.