Inteligentne dopasowanie wpłat z wyciągu bankowego do faktur
Wczytujesz plik MT940 z banku, a fakturoza.pl łączy uznania z fakturami sprzedaży i obciążenia z kosztami. Automatycznie przypisuje tylko to, czego jest pewna — resztę podpowiada z wyjaśnieniem, dlaczego pasuje. Saldo na fakturze i na karcie kontrahenta aktualizuje się od razu.
- Wpłaty częściowe i zbiorcze
- Podpowiedzi z uzasadnieniem
- ZUS, podatki i opłaty banku rozpoznane same
- Reguła: ten rachunek = ten kontrahent
Po czym rozpoznajemy wpłatę
Każda para przelew–faktura dostaje punkty za zgodne sygnały. Wpłatę przypisujemy automatycznie tylko wtedy, gdy wynik przekracza próg, a jeden dokument wyraźnie wygrywa z pozostałymi.
| Sygnał | Szczegóły | Waga |
|---|---|---|
| Numer faktury w tytule | także zapisany inaczej: ze spacjami, bez ukośników, z „FV” albo bez | wysoka |
| Numer KSeF w tytule | numer nadany fakturze w KSeF | wysoka |
| Rachunek nadawcy | znany z karty kontrahenta albo z zapamiętanej reguły | średnia |
| NIP w opisie przelewu | NIP kontrahenta w tytule lub szczegółach operacji | średnia |
| Kwota | równa saldu faktury do zapłaty | średnia |
| Nazwa nadawcy | podobna do nazwy kontrahenta, bez form prawnych | niska |
Trudne przypadki, które obsługujemy
- Jeden przelew za kilka faktur — gdy tytuł zawiera kilka numerów, a suma sald się zgadza
- Wpłata częściowa — saldo faktury maleje, faktura czeka na resztę
- Nadpłata — trafia na saldo kontrahenta do wykorzystania
- Płatność kartą w złotówkach za fakturę w euro lub dolarach — podpowiedź po nazwie sprzedawcy i kwocie przeliczonej kursem, nigdy automatycznie
- Nakładające się wyciągi — te same transakcje nie wczytają się drugi raz
- Podział jednej transakcji na kilka dokumentów i cofnięcie każdego przypisania, także automatycznego
Przelewy, które nie są zapłatą faktury
Żeby lista „do rozliczenia” nie rosła, przed dopasowaniem rozpoznajemy operacje, które nie dotyczą faktur. Każde takie oznaczenie widać i można je cofnąć.
- Składki ZUS i przelewy podatkowe do urzędu skarbowego (mikrorachunki, tytuł /TI/)
- Opłaty i prowizje banku
- Przelewy między rachunkami firmy
- Przeksięgowania na rachunek VAT i z niego (split payment)
- Wypłaty od operatora płatności — przychód liczymy z transakcji sprzedaży online, nie drugi raz z wyciągu
- Pozostałe oznaczasz ręcznie, także masowo — z opcją „zaznacz podobne”
Import wyciągu
- Plik MT940 z bankowości internetowej — jeden albo kilka naraz, przeciągnięte na stronę płatności
- Kodowanie rozpoznawane samo (UTF-8, Windows-1250, ISO-8859-2, CP852); szczegóły przelewu czytamy według profili mBanku, PKO BP, Pekao, ING, Santandera i Millennium
- Rachunek z wyciągu musi należeć do firmy — plik innej firmy zostanie odrzucony z komunikatem
- Podsumowanie importu: saldo początkowe i końcowe, rozliczone automatycznie, ręcznie i nierozliczone, plik do pobrania
- „Zapamiętaj regułę”: rachunek nadawcy przypisany do kontrahenta pomaga przy kolejnych wyciągach
Co dalej z rozliczoną wpłatą
- Faktura dostaje status opłaconej albo częściowo opłaconej, a w sekcji „Płatności” — datę, kwotę, rachunek i tytuł przelewu
- Karta kontrahenta pokazuje aktualne należności i to, co jest po terminie
- Windykacja nie wyśle przypomnienia klientowi, który już zapłacił
- Koszty opłacone paczką przelewów oznaczają się jako zapłacone po wczytaniu wyciągu
Najczęstsze pytania
Z jakich banków można wczytać wyciąg?
Z każdego banku, który eksportuje wyciąg w formacie MT940 — to standard w bankowości firmowej. Szczegóły przelewu (pole 86) czytamy według profili mBanku, PKO BP, Pekao, ING, Santandera i Millennium, a pozostałych banków — według standardu Związku Banków Polskich.
Co, jeśli system nie jest pewien dopasowania?
Nie przypisze wpłaty sam. Transakcja trafia na listę „Do rozliczenia” z podpowiedziami, a każda podpowiedź mówi, co się zgadza: numer faktury, kwota, rachunek albo NIP. Wybierasz właściwą fakturę albo dzielisz kwotę na kilka dokumentów.
Czy mogę cofnąć automatyczne przypisanie?
Tak. Każde przypisanie — automatyczne i ręczne — można cofnąć; saldo faktury i jej status płatności przeliczą się od razu.
Czy obsługujecie rachunki walutowe?
Tak. Wpłata w walucie rozlicza fakturę w tej samej walucie. Gdy waluty się różnią, np. przy płatności kartą w złotówkach za fakturę w euro, system tylko podpowiada dokument, a przypisanie zatwierdzasz sam.
Czy wyciąg trzeba wczytywać ręcznie?
Tak — plik MT940 pobierasz z bankowości internetowej i wczytujesz w aplikacji, także kilka plików naraz. Resztę — dopasowanie, salda, statusy płatności i oznaczenie operacji niedotyczących faktur — robi system.