Odczyt faktur przez AI (OCR) i obieg dokumentów kosztowych

Co odczytuje AI

Wgrywasz plik na listę kosztów — także kilka naraz, przeciągając je na stronę. Odczyt działa w tle: po chwili formularz kosztu jest wypełniony, a obok widzisz oryginał dokumentu.

• Wystawcę: nazwę, NIP, numer VAT-UE albo zagraniczny numer podatkowy, kraj i adres
• Numer faktury, datę wystawienia, datę sprzedaży i termin płatności
• Walutę i kwoty netto, VAT i brutto z rozbiciem na stawki (także 0%, zw, np i oo)
• Pozycje faktury — gdy są czytelne i zgadzają się z sumami
• Rachunek do zapłaty (IBAN, SWIFT) i oznaczenie mechanizmu podzielonej płatności
• Rodzaj dokumentu: faktura albo korekta; proforma, paragon i potwierdzenie płatności dostają ostrzeżenie

Co sprawdzamy po odczycie

Model AI może się pomylić, dlatego każdy odczyt przechodzi przez te same reguły co faktury z KSeF. Niezgodności nie giną — trafiają na baner z ostrzeżeniami nad formularzem.

• Sumę kontrolną NIP i numeru rachunku
• Netto + VAT = brutto, VAT zgodny ze stawką, stawki i pozycje zgodne z sumami faktury
• Termin płatności nie wcześniejszy niż data wystawienia
• Polski NIP: nazwę, adres i rachunki z białej listy VAT; rachunek spoza wykazu — ostrzeżenie przed zapłatą
• Pola, których model nie był pewien — oznaczone do porównania z oryginałem
• Duplikaty: ten sam kontrahent i numer faktury — ostrzeżenie zamiast drugiego kosztu

AI uzupełnia, Ty decydujesz

• AI wypełnia tylko puste pola — nigdy nie nadpisuje tego, co wpisałeś, także w trakcie odczytu
• Gdy odczyt różni się od Twojego wpisu, dostajesz podpowiedź „Zastosuj” albo „Pomiń”
• Pola wypełnione przez AI mają znacznik do pierwszej edycji — wiesz, co sprawdzić
• Nieudany odczyt kończy się komunikatem i przyciskiem „Spróbuj ponownie” — albo uzupełniasz dane ręcznie
• Faktury z KSeF i pliki XML odczytujemy dokładnie, wprost ze struktury — bez AI

Obieg dokumentu kosztowego

1. Dokument wpływa

   Faktury wystawione na Twój NIP pobieramy z KSeF w tle. Dokumenty spoza KSeF wgrywasz jako PDF, zdjęcie albo XML — albo wpisujesz ręcznie.

2. Do uzupełnienia

   Sprawdzasz dane odczytane z pliku, dodajesz kategorię, tagi i notatkę. Oryginał widzisz obok formularza, zmiany zapisują się same.

3. Do akceptacji

   „Przekaż do akceptacji” sprawdza komplet danych. Akceptuje osoba z prawem zapisu w Kosztach — pracownik może mieć sam podgląd.

4. Zaakceptowany albo odrzucony

   Na karcie widać, kto i kiedy zaakceptował. Odrzucenie wymaga powodu, a odrzucony dokument można przywrócić do weryfikacji.

5. Zapłata

   Zaakceptowany koszt trafia do paczki przelewów (Elixir-O albo SEPA), a po wczytaniu wyciągu MT940 sam oznacza się jako opłacony.

6. Biuro rachunkowe

   Na koniec miesiąca koszty — XML z KSeF, oryginały i PDF — trafiają do jednej paczki ZIP dla księgowej.

Porządek na liście kosztów

• Liczniki statusów i filtr „Do akceptacji” — lista zadań na dziś
• Akceptacja i odrzucenie wielu kosztów naraz (do 500), z listą pominiętych dokumentów i powodem
• Kategorie i tagi — do pulpitu i zestawień
• Korekty z KSeF łączą się z fakturą pierwotną po numerze KSeF
• Koszt w paczce przelewów jest zablokowany przed drugą zapłatą; opłacony kartą albo gotówką zamykasz jednym oznaczeniem
• Zlecenie odczytu, akceptacja i odrzucenie trafiają do dziennika zdarzeń

Gdzie trafia plik

Do odczytu używamy modelu Claude firmy Anthropic. Plik trafia do Anthropic wyłącznie w celu odczytania danych faktury i nie służy do trenowania modeli — szczegóły opisują polityka prywatności i umowa powierzenia.

Właściciel albo administrator organizacji może wyłączyć odczyt przez AI w ustawieniach integracji. Wtedy dane z pliku uzupełniasz ręcznie, a oryginał nadal widzisz obok formularza.