Jak otworzyć i wydrukować fakturę XML pobraną z KSeF

Skąd wziąć plik XML faktury?

Najprościej z Aplikacji Podatnika KSeF, po zalogowaniu. Według podręcznika użytkownika wygląda to tak:

1. Otwórz w menu Lista faktur. Na start zobaczysz zakładkę faktur sprzedażowych z ostatnich 30 dni. Faktury od dostawców są w zakładce Faktury zakupowe (Podmiot2).
2. Zaznacz fakturę na liście. Dopiero wtedy aktywuje się przycisk Pobierz.
3. Rozwiń Pobierz i wybierz format.
4. Plik zapisze się na Twoim urządzeniu. Jego nazwa to numer KSeF faktury.

W jednej operacji pobierzesz od 1 do 10 faktur. Kilka faktur przychodzi jako archiwum ZIP, więc przed otwarciem trzeba je rozpakować.

Bez logowania też się da, jeśli masz dane faktury. Na ekranie Aplikacji Podatnika wybierz „Wyszukaj fakturę” i wpisz numer KSeF. W drugim kroku podaj numer nadany przez sprzedawcę, identyfikator nabywcy albo informację o jego braku, nazwę nabywcy i kwotę należności ogółem. Znalezioną fakturę pobierzesz jako XML lub PDF. Jedna błędna dana oznacza komunikat o braku wyników.

Masz kod QR z faktury? Po zeskanowaniu zobaczysz podstawowe dane identyfikujące fakturę i informację, czy jest w KSeF. Całą fakturę pobierzesz po podaniu danych dostępowych: numeru faktury, identyfikatora nabywcy i kwoty należności.

Jak otworzyć plik i zobaczyć fakturę?

Potrzebujesz programu, który z danych XML ułoży dokument, czyli pokaże wizualizację. Wybór zależy od tego, co masz pod ręką:

Plik dostałeś mailem albo leży już na dysku? Logowanie do KSeF nie jest potrzebne: wczytaj go do podglądu. Jeśli po dwukrotnym kliknięciu widzisz znaczniki zamiast dokumentu, zajrzyj do poradnika co zrobić, gdy plik XML wyświetla się jako kod.

Co sprawdzić po otwarciu faktury?

Czytelny widok nie zastąpi kontroli treści. Przejdź po kolei przez te punkty:

1. Nabywca. Czy to Twoja firma i Twój NIP?
2. Numer i data. Numer nadany przez sprzedawcę to nie numer KSeF, którego w pliku XML nie ma. Data wystawienia to też nie data otrzymania.
3. Kwoty. Porównaj pozycje z zamówieniem, a potem sumy według stawek VAT.
4. Płatność. Odszukaj termin i rachunek. Gdy ich nie widzisz, mogło ich nie być w pliku: Podręcznik KSeF 2.0 opisuje podawanie takich danych tylko na wizualizacji jako praktykę niezalecaną. Dopytaj wystawcę.
5. Załącznik. Jest częścią pliku XML. Aplikacja Podatnika i e-mikrofirma oznaczają takie faktury na liście i pokazują załącznik, o ile nie przekroczy on dopuszczalnego rozmiaru. Podgląd w przeglądarce również go wyświetla.

Nie wiesz, co znaczy dane pole? Zajrzyj do objaśnienia pól FA(3).

Jak wydrukować fakturę z KSeF?

Nie drukuj samego XML, bo na papier trafi ten sam kod, który widzisz na ekranie. Wydrukuj wizualizację:

• PDF z Aplikacji Podatnika. Przy pobieraniu wybierz PDF i wydrukuj plik w dowolnej przeglądarce PDF. Według materiałów szkoleniowych MF wizualizacje pobierane z listy faktur mają kod QR i link weryfikacyjny.
• Wydruk z podglądu. Po wczytaniu pliku kliknij „Drukuj / zapisz jako PDF”, a w oknie drukowania wybierz drukarkę albo zapis do PDF. Taki wydruk nie ma kodu QR.
• Telefon. Na ekranie szczegółów faktury w Aplikacji Mobilnej wybierz „Pobierz fakturę PDF” albo „Udostępnij fakturę”, np. do komunikatora lub poczty.

Różnica ma znaczenie, gdy wydruk ma opuścić firmę. Do czytania, akceptacji kosztu czy własnego archiwum wystarczy każda z tych wersji. Jeśli jednak przekazujesz fakturę poza KSeF, sprawdź najpierw, kiedy wydruk może pełnić rolę faktury.

Podgląd pliku bez logowania do KSeF

Podgląd faktury KSeF pokazuje plik XML jako czytelną fakturę, sprawdza go i przygotowuje wersję do druku. Wczytuje jeden plik naraz, więc paczkę ZIP najpierw rozpakuj. Działa w przeglądarce, a plik nie trafia na serwer.