Wezwanie do zapłaty i kalkulator odsetek za opóźnienie

Ile wynoszą odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych w 2026 roku?

Od 1 lipca do 31 grudnia 2026 r. odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych wynoszą 13,75% w stosunku rocznym. To suma stopy referencyjnej NBP obowiązującej 1 lipca 2026 r. (3,75%) i 10 punktów procentowych. Gdy dłużnikiem jest podmiot publiczny będący podmiotem leczniczym (np. publiczny szpital), marża wynosi 8 punktów, więc stawka to 11,75%. W pierwszym półroczu 2026 r. obowiązywały stawki 14% i 12%.

Stawka jest stała przez całe półrocze, nawet jeśli Rada Polityki Pieniężnej zmieni stopę referencyjną w jego trakcie. Decyduje stopa z 1 stycznia (dla okresu styczeń–czerwiec) i z 1 lipca (dla okresu lipiec–grudzień) — art. 11b ustawy z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Wysokość odsetek ogłasza w „Monitorze Polskim” minister właściwy do spraw gospodarki; ostatnie obwieszczenie to M.P. 2026 poz. 642.

Do końca 2019 r. marża wynosiła 8 punktów procentowych dla wszystkich dłużników. Podwyższenie jej do 10 punktów wprowadziła ustawa z 19 lipca 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w celu ograniczenia zatorów płatniczych; nowe brzmienie stosuje się do odsetek wymagalnych po 1 stycznia 2020 r., także z transakcji zawartych wcześniej.

Ile wynoszą odsetki ustawowe za opóźnienie z Kodeksu cywilnego?

Od 5 marca 2026 r. odsetki ustawowe za opóźnienie wynoszą 9,25% rocznie — to stopa referencyjna NBP (3,75%) plus 5,5 punktu procentowego (art. 481 § 2 KC). W przeciwieństwie do odsetek handlowych zmieniają się w dniu każdej zmiany stopy referencyjnej, nie co pół roku. Ogłasza je Minister Sprawiedliwości (ostatnio M.P. 2026 poz. 367).

Pełną historię stawek od 1 stycznia 2016 r. (z dokładnymi datami zmian stopy referencyjnej według archiwum NBP) ma wbudowaną kalkulator, więc policzy też odsetki od starszych faktur, jeśli roszczenie się nie przedawniło. Odsetki maksymalne za opóźnienie, czyli górna granica odsetek ustalonych w umowie, to dwukrotność odsetek ustawowych za opóźnienie — obecnie 18,5% rocznie (art. 481 § 2¹ KC).

Kiedy stosuje się odsetki handlowe, a kiedy odsetki z Kodeksu cywilnego?

Odsetki w transakcjach handlowych dotyczą umów, których przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru lub świadczenie usługi, zawieranych w związku z prowadzoną działalnością wyłącznie między przedsiębiorcami, osobami wykonującymi wolny zawód, podmiotami publicznymi (zamawiającymi w rozumieniu Prawa zamówień publicznych) i innymi podmiotami wymienionymi w art. 2 ustawy. W takich transakcjach w ogóle nie stosuje się odsetek z art. 481 § 2 KC (art. 4a ustawy) — wierzyciel żąda odsetek handlowych, chyba że strony umówiły się na wyższe.

Odsetki ustawowe za opóźnienie z Kodeksu cywilnego wybierz, gdy dłużnikiem jest konsument, gdy umowa nie jest transakcją handlową (np. pożyczka, odszkodowanie, kara umowna) albo gdy przepisy ustawy z innych powodów nie mają zastosowania. Przy umowach z konsumentami nie przysługuje też rekompensata 40 euro.

Odsetki należą się bez wezwania, jeśli wierzyciel spełnił swoje świadczenie (dostarczył towar, wykonał usługę) i nie otrzymał zapłaty w terminie z umowy (art. 7 ust. 1 i art. 8 ust. 1 ustawy). Termin zapłaty w umowie między firmami nie może co do zasady przekraczać 60 dni od doręczenia faktury, a gdy dłużnikiem jest duży przedsiębiorca, a wierzycielem mikro-, mały lub średni przedsiębiorca — 60 dni bez wyjątków. Gdy dłużnikiem jest podmiot publiczny, termin nie może przekraczać 30 dni (dla publicznych podmiotów leczniczych — 60 dni). Jeśli umowa nie określa terminu, odsetki biegną po 30 dniach od spełnienia świadczenia (art. 6 ust. 1).

Jak obliczyć odsetki za opóźnienie od faktury?

Odsetki liczy się według wzoru: kwota zaległości × stopa roczna × liczba dni opóźnienia / 365. Opóźnienie zaczyna się w dniu następującym po terminie płatności i trwa do dnia zapłaty włącznie. Jeśli w tym czasie zmieniała się stopa odsetek, okres dzieli się na części ze stałą stopą i każdą liczy osobno. Kalkulator przyjmuje rok liczący 365 dni (tak liczy większość sądów i kalkulatorów) i zaokrągla odsetki do grosza w każdym okresie.

Gdy termin płatności przypada na sobotę albo dzień ustawowo wolny od pracy, zgodnie z art. 115 KC upływa on w najbliższym dniu roboczym. Dłużnik, który zapłacił w poniedziałek za fakturę z terminem w sobotę, nie jest w opóźnieniu — kalkulator ostrzega o takich terminach.

Wpłaty częściowe zmniejszają podstawę naliczania od dnia następującego po wpłacie. Jeżeli dłużnik nie wskazał, na który dług płaci, wierzyciel może zaliczyć wpłatę najpierw na zaległe odsetki, a dopiero potem na należność główną (art. 451 § 1 KC). Kalkulator pozwala wybrać jeden z tych sposobów. Od samych odsetek nie nalicza się dalszych odsetek — można ich żądać dopiero od dnia wytoczenia powództwa (art. 482 § 1 KC).

Przykład: faktura na 12 300 zł zapłacona z opóźnieniem

Faktura na 12 300 zł brutto ma termin płatności 15 kwietnia 2026 r. Dłużnik — firma — płaci 7 października 2026 r., czyli po 175 dniach opóźnienia. Opóźnienie obejmuje dwa półrocza z różnymi stawkami odsetek handlowych:

Do tego rekompensata: 12 300 zł to więcej niż 5 000 zł i mniej niż 50 000 zł, więc należy się 70 euro. Opóźnienie zaczęło się w kwietniu, dlatego właściwy jest kurs z ostatniego dnia roboczego marca — 31 marca 2026 r. średni kurs euro NBP wynosił 4,2894 zł (tabela 062/A/NBP/2026). Rekompensata to 70 × 4,2894 = 300,26 zł. Wierzyciel może więc żądać 12 300 zł należności, 817,27 zł odsetek i 300,26 zł rekompensaty — razem 13 417,53 zł. Gdyby dłużnikiem był konsument, odsetki z Kodeksu cywilnego (9,25% przez cały okres) wyniosłyby 545,50 zł, bez rekompensaty.

Kiedy należy się rekompensata 40 euro, 70 euro lub 100 euro?

Rekompensata za koszty odzyskiwania należności (art. 10 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych) przysługuje wierzycielowi bez wezwania, od dnia nabycia prawa do odsetek — czyli od pierwszego dnia opóźnienia, nawet jeśli dłużnik spóźnił się tylko jeden dzień i później zapłacił. Nie trzeba wykazywać, że poniosło się jakiekolwiek koszty. Wysokość zależy od wartości świadczenia pieniężnego:

Euro przelicza się na złote po średnim kursie NBP ogłoszonym ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym świadczenie stało się wymagalne (art. 10 ust. 1a). Kalkulator przyjmuje, że jest to miesiąc pierwszego dnia opóźnienia, i pobiera kurs z API NBP — przy terminie płatności przypadającym na ostatni dzień miesiąca warto sprawdzić, czy kontrahent nie przyjmuje innej interpretacji. Rekompensata przysługuje od każdej transakcji handlowej, a przy płatności w ratach — od każdej niezapłaconej raty (art. 10 ust. 3 i art. 11 ust. 2). Roszczenia o rekompensatę nie można sprzedać, np. firmie windykacyjnej (art. 10 ust. 4). Koszty odzyskiwania należności wyższe niż rekompensata (np. wynagrodzenie firmy windykacyjnej) można dochodzić dodatkowo, jeśli są uzasadnione (art. 10 ust. 2).

Dla świadczeń wymagalnych najpóźniej 1 stycznia 2020 r. obowiązywała jedna kwota — 40 euro, niezależnie od wartości faktury. Kalkulator uwzględnia tę zasadę przejściową.

Jak napisać wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty nie ma ustawowego wzoru, ale żeby spełniło swoją rolę przed sądem, powinno zawierać:

1. miejscowość i datę sporządzenia,
2. dane wierzyciela i dłużnika — nazwę, adres i NIP,
3. tytuł pisma: „Wezwanie do zapłaty” albo „Ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty”,
4. łączną kwotę żądania z podziałem na należność główną, odsetki (z datą, do której je policzono) i rekompensatę,
5. zestawienie faktur: numer, termin płatności, kwotę pozostałą do zapłaty,
6. termin zapłaty liczony od doręczenia wezwania, najczęściej 7 lub 14 dni,
7. numer rachunku bankowego do wpłaty,
8. podstawę prawną odsetek i rekompensaty,
9. zapowiedź skierowania sprawy do sądu po bezskutecznym upływie terminu oraz propozycję polubownego rozwiązania sporu,
10. podpis wierzyciela lub osoby upoważnionej do jego reprezentowania.

Generator w tym narzędziu tworzy pismo z tymi elementami i kwotą słownie. Odsetki w wezwaniu są policzone na dzień wybrany w kalkulatorze, a pismo zaznacza, że do dnia zapłaty biegną dalsze odsetki. Zachowaj kopię wezwania i dowód doręczenia — dołączysz je do pozwu.

Jaki termin zapłaty wyznaczyć i jak doręczyć wezwanie?

Przepisy nie określają minimalnego terminu w wezwaniu do zapłaty faktury, której termin płatności już minął — odsetki i tak biegną od dnia po terminie z faktury. Wyznaczony termin ma znaczenie praktyczne: daje dłużnikowi ostatnią szansę na zapłatę bez sądu. W obrocie między firmami najczęściej wyznacza się 7 dni, przy większych kwotach lub propozycji rozłożenia długu na raty — 14 dni.

Wezwanie najlepiej wysłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru albo przez e-Doręczenia, jeśli obie strony mają adres do doręczeń elektronicznych. E-mail wystarczy, jeżeli strony tak się komunikują, ale trudniej wtedy udowodnić doręczenie. Jeśli dłużnik w odpowiedzi uzna dług, np. poprosi o rozłożenie go na raty, przerywa to bieg przedawnienia (art. 123 § 1 pkt 2 KC).

Czy wezwanie do zapłaty jest obowiązkowe przed pozwem?

Żaden przepis nie nakazuje wprost wysłania wezwania do zapłaty przed złożeniem pozwu o zapłatę faktury z określonym terminem płatności. Wezwanie jest jednak praktycznie niezbędne z trzech powodów:

• pozew musi zawierać informację, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego rozwiązania sporu, a jeśli nie — wyjaśnienie dlaczego (art. 187 § 1 pkt 3 KPC); wezwanie z propozycją ugody jest najprostszym dowodem takiej próby,
• jeżeli pozwany nie dał powodu do wytoczenia sprawy i uzna żądanie przy pierwszej czynności procesowej, sąd może obciążyć kosztami procesu powoda (art. 101 KPC) — wcześniejsze wezwanie pokazuje, że dłużnik dał powód,
• gdy termin zapłaty nie był oznaczony, dopiero wezwanie czyni świadczenie wymagalnym: dłużnik musi zapłacić niezwłocznie po wezwaniu (art. 455 KC).

Co zrobić, gdy dłużnik nie płaci po wezwaniu?

Po bezskutecznym upływie terminu z wezwania możesz złożyć pozew. Przy fakturach najczęściej wybiera się jedną z trzech dróg:

• Elektroniczne postępowanie upominawcze (e-sąd) — pozew składany wyłącznie przez internet do Sądu Rejonowego Lublin-Zachód w Lublinie, bez dołączania dowodów. Można w nim dochodzić roszczeń wymagalnych w ciągu 3 lat przed wniesieniem pozwu (art. 505²⁹ᵃ KPC), a opłata wynosi czwartą część zwykłej opłaty od pozwu.
• Postępowanie nakazowe — sąd wydaje nakaz zapłaty na podstawie umowy, dowodu wykonania świadczenia i dowodu doręczenia faktury, jeśli dochodzisz zapłaty z transakcji handlowej, odsetek handlowych lub rekompensaty (art. 485 § 2¹ KPC). Opłata również wynosi czwartą część zwykłej opłaty.
• Zwykły pozew — w sprawach gospodarczych obowiązują przepisy o postępowaniu w sprawach gospodarczych: wszystkie twierdzenia i dowody trzeba powołać już w pozwie (art. 458⁵ KPC). Sprawy o wartości do 20 000 zł sąd rozpoznaje w postępowaniu uproszczonym.

W pozwie wskaż datę wymagalności roszczenia (art. 187 § 1 pkt 1¹ KPC) i żądaj odsetek od dnia następującego po terminie płatności każdej faktury do dnia zapłaty — sąd zasądzi je wtedy także za okres trwania procesu.

Kiedy przedawnia się faktura i odsetki?

Roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej przedawniają się po 3 latach, a koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego (art. 118 KC). Przedawnienie biegnie od dnia wymagalności (art. 120 § 1 KC). Faktura z terminem płatności 10 maja 2023 r. przedawni się więc 31 grudnia 2026 r. Po tej dacie dłużnik może odmówić zapłaty, podnosząc zarzut przedawnienia. Roszczenie o odsetki za opóźnienie przedawnia się najpóźniej razem z roszczeniem głównym.

Samo wezwanie do zapłaty nie przerywa przedawnienia. Przerywa je czynność przed sądem podjęta bezpośrednio w celu dochodzenia roszczenia, np. pozew, także w e-sądzie, albo uznanie roszczenia przez dłużnika (art. 123 § 1 KC). Kalkulator ostrzega, gdy roszczenie mogło się już przedawnić albo gdy przedawni się w bieżącym roku.

Jak zautomatyzować wezwania do zapłaty w fakturoza.pl?

W planie Firma fakturoza.pl sama pilnuje terminów płatności faktur: wysyła e-mailem przypomnienia i wezwania do zapłaty według harmonogramu, który ustawiasz (domyślnie 3 dni przed terminem oraz 1, 7 i 14 dni po nim), i zatrzymuje się, gdy faktura zostanie zapłacona. Wpłaty z wyciągu bankowego MT940 rozlicza automatycznie, więc dłużnik, który już zapłacił, nie dostanie ponaglenia. Dane kontrahenta, numer rachunku i kwoty są w systemie — nie trzeba ich przepisywać.

Aktualizacja: 7 października 2026. Opracowanie: zespół fakturoza.pl. Narzędzie i poradnik mają charakter informacyjny i nie zastępują porady prawnej ani podatkowej.