# Sprawdź kontrahenta po NIP i numer VAT-UE w VIES

> Wpisz NIP, a narzędzie pobierze z wykazu podatników VAT Ministerstwa Finansów status (czynny, zwolniony, niezarejestrowany), dane firmy i rachunki bankowe na wybrany dzień oraz sprawdzi w VIES, czy numer VAT-UE jest aktywny. Numer z innego kraju UE sprawdzisz w VIES. Wynik zapiszesz jako PDF z identyfikatorem zapytania MF.

- Narzędzie online (za darmo, bez logowania; do mf i komisji europejskiej trafia tylko numer): https://fakturoza.pl/narzedzia/sprawdz-kontrahenta-nip-vies
- Aktualizacja: 2026-10-07
- Automatycznie w aplikacji fakturoza.pl (plan Darmowy): Dane kontrahenta uzupełniają się po NIP przy każdej fakturze, a status VAT sprawdzamy automatycznie.

## Najważniejsze w skrócie

- **Wykaz podatników VAT (biała lista):** Status VAT, NIP, REGON, KRS, adres i rachunki rozliczeniowe — na wybrany dzień z ostatnich 5 lat (art. 96b ust. 2 ustawy o VAT)
- **Aktualizacja wykazu:** W dni robocze, raz na dobę (art. 96b ust. 8 ustawy o VAT)
- **Limit API wykazu (wyszukiwanie):** 100 zapytań dziennie z jednego adresu IP; po przekroczeniu dostęp może być zablokowany do północy
- **VIES:** Sprawdza na bieżąco w rejestrze państwa, które nadało numer — 27 państw UE i Irlandia Północna (XI); Grecja ma prefiks EL
- **WDT ze stawką 0%:** Nabywca musi mieć właściwy i ważny numer VAT-UE i podać go dostawcy (art. 42 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT)
- **Przelew powyżej 15 000 zł:** Na rachunek spoza wykazu — solidarna odpowiedzialność za VAT dostawcy i brak kosztu podatkowego, chyba że w 7 dni złożysz ZAW-NR
- **Status „zwolniony”:** Podatnik zarejestrowany jako zwolniony, np. ze sprzedażą do 240 000 zł rocznie (art. 113 ust. 1 ustawy o VAT)
- **Limit tego narzędzia dla VIES:** 12 sprawdzeń na minutę z jednego adresu IP

## Jak sprawdzić kontrahenta po NIP i w VIES

1. **Wpisz NIP albo numer VAT-UE** — Polski NIP (10 cyfr, z PL lub bez, z myślnikami lub bez) albo numer zagraniczny z kodem kraju, np. DE123456789. Narzędzie od razu sprawdzi sumę kontrolną i format numeru.
2. **Wybierz dzień stanu w wykazie** — Domyślnie dziś. Przed przelewem wybierz dzień zlecenia przelewu. Wykaz pokazuje stan na dowolny dzień z ostatnich 5 lat.
3. **Kliknij „Sprawdź kontrahenta”** — Polski NIP sprawdzamy w wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów i w VIES, numer zagraniczny — w VIES.
4. **Oceń wynik** — Sprawdź status VAT, nazwę i adres, rachunki bankowe oraz to, czy numer VAT-UE jest aktywny. Kolor statusu podpowiada, co wymaga reakcji.
5. **Pobierz potwierdzenie (PDF)** — Zapisz wynik z identyfikatorem zapytania MF i datą odpowiedzi VIES w dokumentacji transakcji.

## Jak sprawdzić firmę po NIP?

Firmę po NIP najszybciej sprawdzisz w **wykazie podatników VAT** Ministerstwa Finansów, nazywanym białą listą. Wpisujesz NIP i dzień, a wykaz zwraca nazwę, status VAT, REGON, numer KRS, adres i rachunki bankowe, które podatnik zgłosił do urzędu skarbowego. Narzędzie powyżej robi to za Ciebie i od razu sprawdza ten sam numer w VIES — systemie Komisji Europejskiej dla numerów VAT-UE.

Zanim cokolwiek wyślemy do rejestru, narzędzie sprawdza **sumę kontrolną NIP**. NIP ma 10 cyfr, a ostatnia jest cyfrą kontrolną wyliczaną z dziewięciu poprzednich (wagi 6, 5, 7, 2, 3, 4, 5, 6, 7, reszta z dzielenia przez 11). Jeśli suma się nie zgadza, numer zawiera literówkę — nie ma sensu pytać rejestru, a warto zapytać kontrahenta.

Wykaz obejmuje podmioty **zarejestrowane jako podatnicy VAT** (czynni i zwolnieni, także z przywróconą rejestracją) oraz te, którym naczelnik urzędu skarbowego **odmówił rejestracji albo które wykreślił** z rejestru (art. 96b ust. 1 ustawy o VAT). Wykreślony podmiot znika z wykazu po 5 latach od końca roku wykreślenia (art. 96b ust. 7). Dane aktualizowane są w dni robocze, raz na dobę.

## Jak sprawdzić, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT?

Wpisz NIP kontrahenta i dzień, na który chcesz poznać stan — zwykle dzień wystawienia faktury albo dzień zlecenia przelewu. Wykaz pozwala sprawdzić **dowolny dzień z ostatnich 5 lat** poprzedzających rok sprawdzenia (art. 96b ust. 2), czyli w 2026 r. od 1 stycznia 2021 r. Dzień przyszły jest odrzucany.

Wynik zawiera pole „Status VAT”. Jeśli brzmi „Czynny”, kontrahent jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym na wybrany dzień. Odpowiedź ma też **identyfikator zapytania** (requestId) i datę oraz godzinę odpowiedzi — to elektroniczny klucz, który według MF zawiera sprawdzany identyfikator, dzień, na który pokazano dane, i datę zapytania. Zachowaj go razem z dokumentami transakcji.

Pamiętaj, że część danych — m.in. nazwę, NIP i REGON — wykaz udostępnia według stanu na dzień sprawdzenia, a nie na wybrany dzień (art. 96b ust. 2). Przy kontroli wstecznej porównaj więc wynik z datami rejestracji, wykreślenia i przywrócenia, które wykaz także podaje.

## Co oznacza status VAT: czynny, zwolniony, niezarejestrowany?

Wykaz zna trzy statusy. Od statusu zależy, czy faktura od kontrahenta może zawierać VAT do odliczenia.

| Status w wykazie | Co oznacza | Co zrobić |
| --- | --- | --- |
| Czynny | Podmiot jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny | Możesz przyjąć fakturę z VAT; sprawdź jeszcze rachunek do zapłaty |
| Zwolniony | Podmiot jest zarejestrowany jako podatnik VAT zwolniony — np. ze zwolnieniem podmiotowym (sprzedaż do 240 000 zł rocznie, art. 113 ust. 1) albo wyłącznie ze sprzedażą zwolnioną | Faktura nie powinna zawierać VAT; jeśli zawiera, wyjaśnij to z kontrahentem przed odliczeniem |
| Niezarejestrowany | Naczelnik urzędu skarbowego odmówił rejestracji albo wykreślił podmiot z rejestru — wykaz podaje datę i podstawę prawną | Wstrzymaj płatność i ustal, dlaczego podmiot wystawia faktury z VAT |
| Brak w wykazie | NIP nie występuje w wykazie na ten dzień | Sprawdź firmę w CEIDG lub KRS; podatnik zwolniony nie musi rejestrować się do VAT |

Brak w wykazie nie zawsze oznacza nieuczciwość. Podatnik korzystający ze zwolnienia podmiotowego albo wykonujący tylko czynności zwolnione **może, ale nie musi** złożyć zgłoszenia rejestracyjnego (art. 96 ust. 3 ustawy o VAT). Jeśli takiej rejestracji nie ma, nie ma go też w wykazie. Wtedy jednak jego faktura nie powinna zawierać VAT.

Status „niezarejestrowany” to poważniejszy sygnał. Naczelnik wykreśla podatnika z urzędu m.in. wtedy, gdy podatnik nie istnieje, nie da się z nim skontaktować, podał nieprawdziwe dane albo przez kolejne okresy nie składał deklaracji (art. 96 ust. 9 i 9a). Podstawę wykreślenia zobaczysz w wyniku.

Dla podmiotów zarejestrowanych wykaz **nie podaje** reprezentantów, prokurentów ani wspólników (art. 96b ust. 4 pkt 2). Te dane pojawiają się tylko przy części podmiotów niezarejestrowanych lub wykreślonych. Skład zarządu sprawdzisz w KRS.

## Jak sprawdzić numer VAT UE w VIES?

Wpisz numer z dwuliterowym kodem kraju, np. DE123456789, FR12345678901 albo ATU12345678. VIES (VAT Information Exchange System) przekazuje zapytanie do rejestru państwa, które nadało numer, i zwraca odpowiedź w czasie rzeczywistym: **numer aktywny** albo **nieaktywny** dla transakcji wewnątrzwspólnotowych. VIES obejmuje 27 państw UE oraz Irlandię Północną (prefiks XI). Grecja ma prefiks **EL**, nie GR.

Narzędzie najpierw sprawdza format numeru według tabeli struktur numerów z FAQ VIES — na przykład niemiecki numer ma 9 cyfr, austriacki zaczyna się od litery U, a holenderski ma 12 znaków z literą B na dziesiątej pozycji. Dzięki temu literówkę zobaczysz od razu, bez czekania na rejestr.

Część państw nie pozwala wyświetlać nazwy i adresu podatnika — wtedy VIES potwierdza tylko ważność numeru. Tak odpowiada np. rejestr niemiecki. Dane nabywcy porównaj wtedy z zamówieniem, umową i korespondencją.

Jeśli rejestr kraju jest przeciążony albo ma przerwę techniczną, VIES zwraca błąd chwilowy, np. MS_UNAVAILABLE, MS_MAX_CONCURRENT_REQ albo TIMEOUT. To nie jest odpowiedź „numer nieważny”. Odczekaj kilka minut i ponów sprawdzenie.

### Dlaczego czynny podatnik VAT może mieć nieaktywny numer w VIES?

Status „czynny” w wykazie MF i aktywny numer w VIES to **dwie różne rejestracje**. Polski podatnik, który chce dokonywać wewnątrzwspólnotowych dostaw lub nabyć towarów, musi zgłosić to naczelnikowi urzędu skarbowego i zostać zarejestrowany jako **podatnik VAT UE** (art. 97 ust. 1 ustawy o VAT). Dopiero wtedy jego numer PL jest aktywny w VIES. Dlatego narzędzie przy polskim NIP sprawdza oba rejestry naraz.

## Gdzie jeszcze sprawdzić kontrahenta: CEIDG, KRS, REGON?

Wykaz VAT i VIES odpowiadają na pytania podatkowe. O tym, czy firma w ogóle istnieje, kto ją reprezentuje i czy nie jest w upadłości, powiedzą rejestry gospodarcze.

| Rejestr | Kogo obejmuje | Co potwierdza |
| --- | --- | --- |
| Wykaz VAT (MF) | Podatników VAT zarejestrowanych, wykreślonych i tych, którym odmówiono rejestracji | Status VAT na wybrany dzień, rachunki rozliczeniowe, daty i podstawy rejestracji lub wykreślenia |
| VIES (KE) | Podatników zarejestrowanych do transakcji wewnątrzwspólnotowych w UE i w Irlandii Północnej | Czy numer VAT-UE jest aktywny w chwili sprawdzenia; w części państw także nazwę i adres |
| CEIDG | Przedsiębiorców będących osobami fizycznymi (także wspólników spółek cywilnych) | Czy działalność jest aktywna, zawieszona lub wykreślona, adres, datę rozpoczęcia działalności |
| KRS | Spółki, spółdzielnie, fundacje, stowarzyszenia i inne podmioty wpisane do rejestru | Zarząd i sposób reprezentacji, prokurentów, kapitał, wpisy o likwidacji i upadłości |
| REGON (GUS) | Podmioty gospodarki narodowej | Numer REGON, formę prawną, rodzaj działalności (PKD), daty powstania i zakończenia działalności |

Samodzielnie pobrany wydruk aktualnych i pełnych informacji o podmiocie z KRS ma moc zrównaną z dokumentami wydawanymi przez Centralną Informację KRS (art. 4 ust. 4aa ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym). Wykaz podatników VAT jest dostępny także przez system CEIDG i Punkt Informacji dla Przedsiębiorcy (art. 96b ust. 9 ustawy o VAT w brzmieniu od 27 listopada 2025 r.).

## Jak udokumentować sprawdzenie kontrahenta?

Kliknij „Pobierz potwierdzenie (PDF)” i w oknie drukowania wybierz „Zapisz jako PDF”. Dokument zawiera sprawdzany numer, datę i godzinę sprawdzenia, dzień stanu w wykazie, pełną odpowiedź wykazu z **identyfikatorem zapytania MF**, odpowiedź VIES z datą i godziną oraz źródła danych.

Jeśli potrzebujesz dowodu z samego VIES, sprawdź numer również na stronie VIES i podaj **własny numer VAT-UE** jako pytającego. Wtedy odpowiedź zawiera unikalny **numer konsultacji**, który Komisja Europejska zaleca archiwizować jako dowód, że dany numer sprawdzono w danym momencie. Komisja zastrzega jednocześnie, że potwierdzenie ważności numeru to tylko jeden z dowodów uzasadniających zwolnienie dostawy wewnątrzwspólnotowej.

Dobra praktyka to jedno potwierdzenie przy nawiązaniu współpracy i kolejne przed każdą większą płatnością albo pierwszą dostawą do nowego nabywcy z UE.

## Co grozi za brak sprawdzenia kontrahenta?

**Stawka 0% przy WDT.** Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów może być opodatkowana stawką 0% tylko wtedy, gdy nabywca ma **właściwy i ważny numer identyfikacyjny** do transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez jego państwo, i podał go dostawcy (art. 42 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT). Jeśli numer nabywcy jest nieaktywny w VIES, ryzykujesz rozliczenie dostawy ze stawką krajową.

**Przelew na rachunek spoza wykazu.** Gdy płacisz za fakturę od czynnego podatnika VAT przy transakcji przekraczającej 15 000 zł (art. 19 Prawa przedsiębiorców), a rachunku nie ma w wykazie na dzień zlecenia przelewu, odpowiadasz solidarnie za zaległości VAT dostawcy w części przypadającej na tę dostawę (art. 117ba § 1 Ordynacji podatkowej). Tracisz też koszt podatkowy w tej części płatności (art. 15d ustawy o CIT, art. 22p ustawy o PIT). Skutków unikniesz, jeśli w ciągu **7 dni od zlecenia przelewu** złożysz zawiadomienie **ZAW-NR** albo zapłacisz w mechanizmie podzielonej płatności.

**Odliczenie VAT od „znikającego podatnika”.** Faktura wystawiona przez podmiot nieistniejący nie daje prawa do odliczenia VAT (art. 88 ust. 3a pkt 1 lit. a ustawy o VAT). Trybunał Sprawiedliwości UE w wyroku z 21 czerwca 2012 r. w sprawach C-80/11 i C-142/11 (Mahagében i Dávid) uznał, że organ może odmówić odliczenia, jeśli wykaże na podstawie obiektywnych dowodów, że podatnik **wiedział lub powinien był wiedzieć** o udziale w oszustwie VAT. Udokumentowane sprawdzenie kontrahenta w rejestrach to podstawowy element należytej staranności, czyli tzw. dobrej wiary.

## Przykład: nowy dostawca i nowy nabywca z Niemiec

Firma handlowa dostaje fakturę od nowego dostawcy na 18 450 zł brutto i jednocześnie przyjmuje pierwsze zamówienie od nabywcy z Niemiec.

1. **Dostawca.** Księgowa wpisuje NIP dostawcy i dzień planowanego przelewu. Wynik: „Czynny podatnik VAT”, pięć rachunków w wykazie. Rachunek z faktury jest trzecim na liście, więc przelew może wyjść. Transakcja przekracza 15 000 zł, dlatego potwierdzenie PDF z identyfikatorem zapytania MF trafia do dokumentów płatności.
2. **Nabywca z Niemiec.** Handlowiec wpisuje DE i 9 cyfr podanych w zamówieniu. VIES zwraca „Numer aktywny”, bez nazwy i adresu, bo niemiecki rejestr ich nie udostępnia. Dane nabywcy porównuje z zamówieniem i zapisuje potwierdzenie. Faktura może mieć stawkę 0%, o ile firma zbierze też dowody wywozu towaru (art. 42 ust. 3).
3. **Własny numer.** Przy okazji firma sprawdza swój NIP z prefiksem PL. VIES pokazuje „Numer aktywny”, więc rejestracja jako podatnik VAT UE jest w porządku.

Gdyby VIES zwrócił „Numer nieaktywny”, handlowiec poprosiłby nabywcę o sprawdzenie numeru i prefiksu, a do czasu wyjaśnienia faktura nie mogłaby mieć stawki 0%.

## Sprawdzanie kontrahentów automatycznie w fakturoza.pl

W fakturoza.pl dane kontrahenta uzupełniają się po wpisaniu NIP — nazwa, adres i rachunki pochodzą z wykazu podatników VAT, a numery VAT-UE sprawdzamy w VIES. Status VAT sprawdzamy automatycznie, także przy każdej nowej fakturze. Funkcja jest dostępna w darmowym planie.

## Najczęstsze pytania

### Czy sprawdzenie kontrahenta po NIP jest darmowe?

Tak. Wykaz podatników VAT i VIES to bezpłatne rejestry publiczne, a narzędzie nie wymaga konta ani logowania. Płacisz tylko limitem zapytań — w wykazie MF to 100 wyszukiwań dziennie z jednego adresu IP.

### Ile razy dziennie mogę sprawdzić NIP w białej liście?

Ministerstwo Finansów pozwala na 100 zapytań dziennie o maksymalnie 30 podmiotów jednocześnie. Po wyczerpaniu limitu dostęp do API może być zablokowany do północy. Narzędzie wysyła zapytanie z Twojej przeglądarki, więc limit liczy się dla Twojego adresu IP.

### Czy wydruk z białej listy jest dowodem sprawdzenia kontrahenta?

Każda odpowiedź wykazu ma identyfikator zapytania (elektroniczny klucz). Według MF klucz zawiera sprawdzany identyfikator, dzień, na który pokazano dane, i datę zapytania, więc organ może potwierdzić, co i kiedy sprawdziłeś. Zachowaj PDF z tym identyfikatorem w dokumentacji płatności.

### Dlaczego polska firma jest czynnym podatnikiem VAT, a jej numer jest nieaktywny w VIES?

Status „czynny” w wykazie i aktywny numer w VIES to dwie różne rejestracje. Do transakcji wewnątrzwspólnotowych podatnik musi dodatkowo zarejestrować się jako podatnik VAT UE (art. 97 ustawy o VAT). Bez tego jego numer PL nie jest aktywny w VIES.

### Co zrobić, gdy VIES zwraca błąd i prosi o ponowienie?

VIES przekazuje zapytanie do rejestru państwa, które nadało numer. Gdy ten rejestr jest przeciążony albo ma przerwę techniczną, VIES zwraca błąd chwilowy (np. MS_UNAVAILABLE, MS_MAX_CONCURRENT_REQ). Odczekaj kilka minut i kliknij „Spróbuj ponownie”.

### Dlaczego VIES nie pokazuje nazwy i adresu firmy z Niemiec?

Niektóre państwa nie zgadzają się na wyświetlanie nazwy i adresu w VIES — tak jest np. w Niemczech. Wtedy VIES potwierdza tylko, czy numer jest ważny. Dane nabywcy porównaj z umową, zamówieniem i jego rejestrem krajowym.

### Jak sprawdzić numer VAT z Grecji albo z Irlandii Północnej?

Grecja używa w VIES prefiksu EL, a nie GR — narzędzie samo zamieni GR na EL. Firmy z Irlandii Północnej handlujące towarami z UE mają prefiks XI. Numerów brytyjskich z prefiksem GB VIES nie sprawdza.

### Czy mogę sprawdzić kontrahenta na datę wsteczną?

W wykazie podatników VAT tak — na dowolny dzień z ostatnich 5 lat (w 2026 r. od 1 stycznia 2021 r.). VIES pokazuje wyłącznie stan bieżący, dlatego numer VAT-UE nabywcy sprawdzaj przed dostawą i zachowaj wynik.

### Kontrahent nie ma rachunku z faktury na białej liście — co z przelewem?

Przy transakcji powyżej 15 000 zł zapłata na rachunek spoza wykazu grozi solidarną odpowiedzialnością za VAT dostawcy i utratą kosztu podatkowego. Zapłać na rachunek z wykazu albo złóż zawiadomienie ZAW-NR w ciągu 7 dni od zlecenia przelewu.

### Czy narzędzie zapisuje sprawdzane numery NIP?

Nie. Zapytanie do wykazu MF idzie bezpośrednio z Twojej przeglądarki, a numer VAT-UE przekazujemy do VIES przez serwer pośredniczący bez zapisywania wyników ani historii. Potwierdzenie PDF powstaje w Twojej przeglądarce.

## Źródła

- [Wykaz podatników VAT — Krajowa Administracja Skarbowa](https://www.gov.pl/web/kas/wykaz-podatnikow-vat)
- [Jak korzystać z wykazu podatników VAT (API, limity, elektroniczny klucz) — KAS](https://www.gov.pl/web/kas/jak-korzystac-z-wykazu)
- [API wykazu podatników VAT (Rejestr WL) — dokumentacja Ministerstwa Finansów](https://wl-api.mf.gov.pl/)
- [VIES — sprawdzanie numeru VAT-UE (Komisja Europejska)](https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/)
- [Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (art. 42, 88, 96, 96b, 97, 113) — ISAP](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20040540535)
- [Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. — Ordynacja podatkowa (art. 117ba) — ISAP](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19971370926)
- [Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. — Prawo przedsiębiorców (art. 19) — ISAP](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20180000646)
- [Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (art. 15d) — ISAP](https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19920210086)
- [Zawiadomienie ZAW-NR w e-Urzędzie Skarbowym — podatki.gov.pl](https://www.podatki.gov.pl/eurzad-skarbowy-zalatw-sprawy-podatkowe-online/konto-organizacji-w-eurzedzie-skarbowym/zawiadomienie-zaw-nr)
- [Wyszukiwarka firm CEIDG — biznes.gov.pl](https://www.biznes.gov.pl/pl/wyszukiwarka-firm)